Przedwstępna umowa najmu lokalu użytkowego – czy jest konieczna i co musi zawierać?

Przedwstępna umowa najmu lokalu usługowego to dokument, który może być zawarty między przyszłymi wynajmującym i najemcą. Ma ona:

• zobowiązywać strony do zawarcia umowy najmu w przyszłości,
• nakreślać kluczowe postanowienia, na jakie zgodzili się wynajmujący oraz najemca – te, które zostaną później powtórzone i ewentualnie uszczegółowione w umowie przyrzeczonej, czyli właściwej.

W praktyce przedwstępna umowa wynajmu lokalu użytkowego daje czas na spokojne podjęcie decyzji, a także pozwala ustalić wstępne warunki finansowe, zanim zostanie podpisana finalna umowa najmu lokalu.

Dowiedz się więcej: Najemca a wynajmujący… czyli parę słów o najczęściej mylonych pojęciach w branży nieruchomości

Umowa przedwstępna najmu lokalu użytkowego powinna zawierać przede wszystkim:

• miejsce i datę sporządzenia,
• dane obu stron,
• określenie przedmiotu najmu wraz z adresem – powinien w niej zostać oznaczony konkretny lokal albo część obiektu, która ma zostać wynajęta,
• termin rozpoczęcia najmu i wysokość czynszu najmu.

W przedwstępnej umowie najmu lokalu muszą się w niej również pojawić podpisy obu stron – tak, aby dokument nabrał mocy prawnej. W niektórych przypadkach można też przewidzieć dodatkowe kary umowne, które mają na celu zapewnić bezpieczeństwo i chronić interesy obu stron w razie niewywiązania się ze współpracy.

To pytanie pojawia się dość często w kontekście wynajmu powierzchni biurowej czy magazynowej. Pytanie: czy rzeczywiście trzeba dokładać sobie formalności i w jaki sposób ma to zwiększyć bezpieczeństwo transakcji? Na rynku nieruchomości mieszkalnych zawarcie przedwstępnej umowy najmu może mieć sens – zarówno z perspektywy najemcy, jak i wynajmującego. Daje bowiem gwarancję, że po spełnieniu określonych warunków (np. wpłacie kaucji, ustaleniu okresu najmu czy wysokości czynszu), obie strony zobowiązują się do późniejszego podpisania umowy przyrzeczonej.

Z naszego doświadczenia wynika, że w kontekście powierzchni komercyjnych już niekoniecznie. Wszystkie ustalenia, które są podpisywane w przedwstępnej umowie najmu lokalu użytkowego, można poczynić na etapie negocjacji prowadzących do zawarcia „właściwej” umowy.

Kluczową kwestią jest zadbanie o poprawność zapisów w umowie wynajmu lokalu i wypracowanie jak najbardziej korzystnych warunków. Bardzo cenne jest w tym kontekście wsparcie doświadczonego specjalisty, który doskonale zna realia rynku i pomoże przejść przez całą procedurę i proces, w taki sposób, by zapewnić Ci bezpieczeństwo transakcji. Procedura ta wygląda następująco.

1. Wybór lokalu

Na tym etapie warto sprawdzić nie tylko warunki techniczne czy wstępne stawki najmu oferowane przez właściciela, ale również np. datę, od której lokal jest dostępny, a także stan prawny obiektu. Współpraca z profesjonalnym doradcą nieruchomości, który wstępnie „przefiltruje” lokale dostępne na rynku i zaprezentuje Ci obiekty dopasowane do Twoich potrzeb biznesowych, pozwoli Ci skupić się od razu na najbardziej wartościowych ofertach.

2. Negocjacje warunków najmu

To kluczowy etap, na którym wypracowuje się zasady wynajmu powierzchni magazynowej czy biurowej. Pamiętaj, że ustalenia wymaga nie tylko czynsz najmu oraz powierzchnia użytkowa lokalu. Istotne są także:

• warunki adaptacji lokalu (kto ponosi koszt za prace adaptacyjne i kto odpowiada za wykonanie niezbędnych modyfikacji?),
• termin przekazania lokalu oraz rozpoczęcia płatności (te daty nie zawsze się pokrywają – czasem płatność następuje np. dopiero po zakończeniu prac adaptacyjnych);
• wysokość kaucji najmu oraz warunki jej wpłaty i rozliczenia po zakończeniu najmu (możliwe także zaliczki lub zadatek w określonej kwocie),
• sposób naliczania dodatkowych opłat eksploatacyjnych (ryczałt czy wg stanów licznika?),
• okres umowy najmu oraz wypowiedzenia umowy (gdy jest zawierana na czas nieokreślony),
• zasady korzystania z przestrzeni wspólnych i sposób rozliczania,
• prawa i obowiązki stron.

Porozumienie we wszystkich tych kwestiach należy przełożyć na treść właściwej, a nie przedwstępnej umowy najmu lokalu usługowego, i ostatecznie ją podpisać.

3. Podpisanie umowy wynajmu

Właściwa umowa najmu lokalu powinna objąć wszystkie istotne postanowienia i kwestie opisane powyżej. Warto, aby spojrzał na nią specjalista – tak, abyś uzyskał pewność, że nie ma w niej żadnych niekorzystnych czy ryzykownych dla Ciebie klauzul.

Przeczytaj także: Umowa najmu lokalu użytkowego – na jakie zapisy trzeba zwrócić szczególną uwagę?

4. Wpłata kaucji i przejęcie kluczy do lokalu

Wysokość kaucji to najczęściej minimum jednomiesięczny czynsz, jednak wszystko zależy od indywidualnych ustaleń między wynajmującym a najemcą. Jej wpłata jest jednak zazwyczaj warunkiem koniecznym do otrzymania kluczy i przekazania lokalu.

Są sytuacje na komercyjnym rynku nieruchomości, gdy zachodzi potrzeba dodatkowego zabezpieczenia współpracy. Dzieje się tak np., gdy obiekt magazynowy lub biuro są jeszcze budowane, a przejęcie wynajętej powierzchni jest odsunięte w czasie. Wówczas dobrą praktyką, zastępującą umowę przedwstępną wynajmu lokalu użytkowego, jest list intencyjny. To dokument, którego głównym celem jest:

• potwierdzenie woli obu stron do przyszłego zawarcia umowy najmu,
• określa warunki brzegowe współpracy – np. lokalizację wynajmowanej przestrzeni czy jej powierzchnię oraz stawkę czynszową.

Warto go podpisać, aby stworzyć dobry grunt pod finalną umowę.

Zależy Ci na bezpieczeństwie transakcji najmu lokalu użytkowego? Skontaktuj się z nami – zadzwoń lub wypełnij formularz kontaktowy i podejmij współpracę z naszymi specjalistami. Wspólnie znajdziemy lokal precyzyjnie dopasowany do potrzeb biznesu, który prowadzisz, i zadbamy o to, aby umowa, którą podpiszesz, była dla Ciebie bezpieczna i korzystna.